Datenschutzerklärung

Hiermit werden Besucher und Nutzer der Online-Anwendungen und Tools von Intersafe Netherlands B.V. und weiteren Konzerngesellschaften der Lyreco Group (nachfolgend zusammen »Lyreco Intersafe«, »uns«, »unser« genannt) über die Verarbeitung persönlicher Daten (nachfolgend »persönliche Daten« genannt) informiert. Diese Datenschutzerklärung gilt für die Besucher und Nutzer (nachfolgend »Besucher«, »Sie«, »Ihr« genannt) dieser Anwendungen und Tools (nachfolgend die »Website« genannt) sowie für die darüber verfügbaren Informationen.  

Zweck dieser Datenschutzerklärung:   

• Besucher über Cookies, Tracker oder ähnliche Technologien unserer Website informieren. 
• Besucher über die Verarbeitung von Daten bei Lyreco Intersafe informieren. 

Beim Aufrufen der Website stimmt der Besucher dieser Datenschutzerklärung zu.  

Diese Datenschutzerklärung kann von Lyreco Intersafe mitunter unangekündigt geändert werden.  

Die Änderungen treten ab Veröffentlichung auf der Website in Kraft.  

Besucher sind angehalten, diese Datenschutzerklärung regelmäßig zu konsultieren. 

 

Wir sind diskret und verarbeiten, handhaben und schützen persönliche Daten mit äußerster Sorgfalt. Beim Verarbeiten persönlicher Daten erfüllen wir als Verantwortliche die geltenden gesetzlichen Anforderungen wie etwa die Datenschutzgrundverordnung (»DSGVO«).  

Lesen Sie unsere Datenschutzerklärung, um Ihre Rechte und unsere Pflichten zu erfahren. 

 

Fragen zu dieser Datenschutzerklärung können Sie richten an privacy@intersafe.eu oder Lyreco Intersafe, Wilgenbos 2, 3311 JX Dordrecht, Niederlande. 

 

VERARBEITUNG PERSÖNLICHER DATEN  

Folgende persönliche Daten können von Lyreco Intersafe verarbeitet werden (keine vollständige Liste): 

• Kontaktdaten, inkl. Name, Adresse, Wohnsitz, Postleitzahl, (Mobil-)Telefonnummer(n) und E-Mail-Adresse(n), aber nicht darauf beschränkt 
• Produktspezifische Daten, inkl. Daten zu (optischen) Messungen, Abdrücken und Bildern, aber nicht darauf beschränkt 
• Organisation, Stellenbezeichnung und -beschreibung, Geschlecht und Geburtsdatum 
• Bewerbungsdaten, inkl. Arbeitserfahrung, Ausbildung, Lebenslauf und andere Angaben je nach Bewerbung, aber nicht darauf beschränkt 
• Bankinformationen (für Zahlungen) (nur Lastschrift, keine Kreditkarten) 

Auch andere technische Daten, wie etwa URL, IP-Adresse, Browsertyp und Sprache(n) sowie Datum, Uhrzeit und Dauer des Besuchs auf der Website können von Lyreco Intersafe verarbeitet werden. 

 

WIE WERDEN PERSÖNLICHE DATEN ERFASST? 

Von Besuchern bereitgestellte persönliche Daten können von Lyreco Intersafe erfasst werden, z. B. eigene Angaben zwecks eines Vertragsabschlusses oder Erhalts von Informationen über unsere Produkte und Dienstleistungen.  

Des Weiteren werden z. B. Daten bereitgestellt: beim Ausfüllen von Formularen und Online-Bestellungen, Beantworten von Werbekampagnen oder Wettbewerben, Abonnieren des Newsletters oder Bewerben auf ein Stellenangebot der Website.  

 

ZWECK DER DATENVERARBEITUNG 

Persönliche Daten werden von Lyreco Intersafe für folgende Zwecke verarbeitet: 

- Kommerzielle Zwecke: 

• Abschluss und Erfüllung von Verträgen zu Produkten und Leistungen von Lyreco Intersafe  
• Verwaltung von Geschäftsbeziehungen 
• Antwort auf Anfragen 
• Vertragserfüllung: Bestellung und Lieferung von Produkten 

- Lösungsoptimierung:  

• Zielgruppe und Produktverbesserung  
• Kundenstamm vergrößern 

- Einstellung: 

• Anwerbungsverfahren 

Vervollständigt ein Besucher ein Kontakt- oder Registrierungsformular auf der Website oder sendet eine E-Mail an Lyreco Intersafe, werden die übermittelten Daten abhängig von Art des Formulars oder Inhalt der E-Mail zum Beantworten und Verarbeiten beibehalten. 

Außerdem wird die Navigation von Besuchern der Website analysiert, um die Website zu optimieren und das Produkt- und Leistungsangebot an ihre Präferenzen anzupassen. 

 

BETROFFENENRECHTE 

Von der Verarbeitung persönlicher Daten Betroffene haben u. a. ein Recht auf Auskunft und Zugriff, Berichtigung, Widerspruch oder Einschränkung der Verarbeitung und Löschung (Recht auf Vergessen). Anträge auf Ausübung dieser Rechte sind zu stellen bei privacy@intersafe.eu unter Angabe des betreffenden Rechts in der Betreffzeile der E-Mail. Anträge werden von Lyreco Intersafe innerhalb von dreißig Tagen (30) bearbeitet. Abschlägige Bescheide werden von Lyreco Intersafe erläutert und begründet. 

Beschwerden bezüglich der Antragsbearbeitung oder der Verarbeitung persönlicher Daten durch Lyreco Intersafe sind zu richten an die niederländische Datenschutzbehörde (Postfach Nr. 93374, 2509 AJ Den Haag) oder die staatliche Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzlandes. 

 

ORT DER DATENSPEICHERUNG UND DATENÜBERTRAGUNG 

Persönliche Daten werden von Lyreco Intersafe nur in Ländern des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) und in Ländern gespeichert, die geeignete Datenschutzbestimmungen erlassen haben, wie von der Europäischen Kommission vorgeschrieben. 

Werden persönliche Daten bei der Verarbeitung an Anbieter (einschließlich Cloud-Anbieter) in Drittländern (d. h. außerhalb des EWR) übertragen, wo kein hinreichender Schutz vorhanden ist, so findet diese Übertragung durch Lyreco Intersafe nur gemäß folgender Bestimmungen statt: 

• Den von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln (oder »SVK«) (EU-Beschluss 2021/914 vom 4. Juni 2021 über Standardvertragsklauseln für die Übermittlung personenbezogener Daten an Drittländer gemäß der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates oder etwaiger Folgeversionen). 
• Verbindliche unternehmensinterne Datenschutzregelungen (oder »VUR«), wenn die beteiligten Parteien die Europäischen unternehmensinternen Datenschutzregeln für die Verarbeitung persönlicher Daten durch Dritte akzeptiert haben. 
• Andere angemessene Verfahren aus der einschlägigen Datenschutzgesetzgebung, durch die ein hinreichendes Schutzniveau persönlicher Daten gewährleistet wird.  

Sowohl Lyreco Intersafe als auch Dritte werden persönliche Daten nur in Hoheitsgebieten verarbeiten, wo geeignete Datenschutzgesetze gelten. Zu diesen Hoheitsgebieten gehören: die EWR-Länder und Drittländer, deren Datenschutzniveau von der Europäischen Kommission als hinreichend anerkannt wurde (weitere Informationen siehe Website der EU-Kommission). 

 

KLICKS UND DATENAUFRUF 

Wenn Besucher (die Bestelloptionen) der Website nutzen, werden bestimmte Daten von Lyreco Intersafe digital gespeichert und verarbeitet, u. a. auch Suchen, Klicks und Aktivität im Bestellbereich.  

Die persönlichen Daten von Besuchern können von Lyreco Intersafe auch wie folgt verwendet werden: (1) um Besucher zu kontaktieren, (2) um die Lieferung von Produkten, Dienstleistungen und Informationen für Besucher zu optimieren (z. B. Marktforschung), (3) um den Produktverkauf ordnungsmäßig abzuwickeln, (4) um Besucher über Produkte oder Dienstleistungen zu informieren, die von Interesse sein könnten (vorausgesetzt der Besucher hat Lyreco Intersafe dies genehmigt), (5) um Streitigkeiten zu schlichten. Diese Daten werden ohne vorherige Zustimmung des Besuchers nicht an Dritte weitergegeben. 

 

Google Analytics 

Mit Google Analytics erfasst Lyreco Intersafe die Websitenutzung von Besuchern und die Effektivität von Adwords-Anzeigen auf Google Suchergebnisseiten. Die entsprechenden Daten, wie etwa die Adresse des Besucher-PCs (IP-Adresse) werden an Google-Server in die USA übermittelt und dort gespeichert. Weitere Informationen hierzu siehe Datenschutzerklärung von Google. 

Mit diesen Informationen wird von Google die Nutzung der Website bewertet, Berichte zur Online-Aktivität für Website-Betreiber erstellt und andere Dienste in Bezug auf Aktivität auf der Website und Internetnutzung bereitgestellt. Diese Informationen können von Google an Dritte übertragen werden, wenn dies gesetzlich vorgeschrieben ist oder es sich um Auftragsverarbeiter handelt. Ihre IP-Adresse wird von Google nicht mit anderen Daten von Google in Zusammenhang gebracht. Sie können Cookies in den Browsereinstellungen deaktivieren. In diesem Fall können Sie vielleicht nicht alle Funktionen dieser Website in vollem Umfang nutzen. Bei Nutzung der Website stimmen Sie der Verarbeitung betreffender Daten durch Google wie oben beschrieben zu. 

 

NUTZUNG VON COOKIES 

Cookies werden von Lyreco Intersafe für das elektronische Serviceangebot genutzt. 

Weitere Informationen entnehmen Sie bitte der Cookie-Richtlinie der betreffenden Website. 

 

DATENSICHERUNG 

Es gibt bei uns technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz persönlicher Daten, damit diese Daten z. B. nicht unbeabsichtigt oder gesetzwidrig vernichtet, geändert und offengelegt werden oder verloren gehen. Dies geschieht gemäß geltenden gesetzlichen Bestimmungen und Anforderungen. 

Beispiel für eine technische Maßnahme: Daten werden bei der Übermittlung verschlüsselt.  

Nur von Lyreco Intersafe autorisierte Mitarbeiter können Ihre Daten sehen und erhalten darauf nur soweit Zugriff, wie dies zur Ausübung ihrer Pflichten erforderlich ist. 

 

DAUER DER DATENSPEICHERUNG 

Persönliche Daten werden nicht länger als für den Verarbeitungszweck erforderlich aufbewahrt. Manchmal bestehen jedoch längere Aufbewahrungspflichten. 

 

Für die Aufbewahrungsdauer gilt aktuell Folgendes:

	Datensatz	Mindestaufbewahrungsdauer
Unternehmensintern	Interne Beschlüsse	Mindestdauer der Firma + 7 Jahre
	Aktionärsregister	Mindestdauer der Firma + 7 Jahre
	Datensätze aufgelöster Unternehmen	7 Jahre
Finanzen	Finanzdatensätze	7 Jahre
	Gewinn-Verlust-Rechnung	7 Jahre
	Subventionsdaten	7 Jahre
	Steuer-/MwSt.-Daten	7 Jahre
Immobilien	Immobiliendaten	9 Jahre
Zoll	Zolldaten	7 Jahre
Personal	Lohnverwaltung	7 Jahre
	Mitarbeiterinformationen	5 Jahre nach Kündigungsdatum
	Betriebliche Altersvorsorgeunterlagen	7 Jahre
	Daten abgelehnter Bewerbungen	4 Wochen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens
	Daten von Zeitarbeitern	2 Jahre nach Kündigungsdatum
Umwelt	Daten zu Chemikalien und umweltschädlichen Stoffen	10 Jahre
	Umweltgenehmigungen	Je nach Genehmigung
	Abfallverbuchung	5 Jahre
	Unfallberichte	5 Jahre
	Qualitätsindikatoren für den Gastransfer (Transfer of Gas – TSO)	10 Jahre
Produkte	Technische Einhaltung von Regeln und Sorgfaltspflichten für Baumaterialien. Alle Daten zu PPE-Artikeln sind 10 Jahre aufzubewahren, gemäß  EU-VERORDNUNG 2016/425 DES EUROPÄISCHEN PARLAMENTS UND DES RATES vom 9. März 2016 über persönliche Schutzausrüstungen und zur Aufhebung der Richtlinie 89/686/EWG des Rates – Kapitel 2 Artikel 13 – Siehe https://eur-lex.europa.eu/legal-content/EN/TXT/?uri=CELEX%3A32016R0425	10 Jahre
Versicherung	Versicherungspolicen	7 Jahre
Einkauf	Einkaufsdaten (Anlieferung, Erwerb, Einfuhr, Ausfuhr, Hauptbuch, Debitoren-/Kreditorenbuchungen, Beschaffung und Verkaufsverwaltung)	7 Jahre
Geistiges Eigentum	Daten zum geistigen Eigentum	Keine bestimmte Aufbewahrungsdauer
Verträge	Verträge, Vereinbarungen und andere Absprachen	7 Jahre nachdem das Dokument gegenstandslos wurde
	Vertraulichkeitserklärungen und Wettbewerbsklauseln (strafbewehrt)	20 Jahre
	Dateien zu Erbringung rechtlich relevanter Leistungen (Rechtsanwälte, Fachkräfte im Rechnungswesen usw.)	5 Jahre
Sonstige	Korrespondenz	7 Jahre nachdem das Dokument gegenstandslos wurde
	Persönliche Daten, ausgenommen Cookies	Nicht länger als für den Erfassungszweck erforderlich. Nicht kürzer als die gesetzliche Mindestaufbewahrungsdauer.